Maart 2019
Inleveren documenten / Het vernietigen van documenten – AVG (4)
Na mijn vakantie win ik juridisch advies in over het standpunt van de kerkenraad inzake het vernietigen van documenten. Daarna vraag ik (190304.1) aan G1 en G8 of zij mij toestemming geven aangaande mijn voornemen. Ik wil namelijk van het gehele conflictdossier dat in mijn bezit is een kopie inleveren bij de scriba. Nog dezelfde dag ontvang ik van hen die toestemming (190304.2). Daarna stuur ik de functionaris gegevensbescherming, tevens de scriba, mijn definitieve reactie (190305) op zijn eerder namens kerkenraad verwoorde standpunt. Ik meld hem de stukken aan te willen bieden en daar graag een afspraak voor te willen plannen. Daarnaast haal ik ook mijn eerdere argumentatie aan op basis waarvan ik niet zal overgaan tot vernietigen van de stukken.
Het blijkt mogelijk om elkaar de volgende avond al te spreken. Ik zet alle documenten waarover ik beschik en die tot dit conflict behoren op een usb-stick. Dat is een grote hoeveelheid, want ik ben vanaf dag 1 betrokken in deze kwestie. Daarnaast stel ik een verklaring (190306) op waarin de indeling van de mappenstructuur staat en uit hoeveel documenten elke map bestaat. Ik geef aan te voldoen aan de oproep om documenten in te leveren, daarnaast verklaar ik opnieuw deze stukken níet te zullen vernietigen.
Kerkenraad beschikt over mijn dossier / Kerkenraad heeft inzage en archief
In de avond van 6 maart bezoek ik KR-S2.3. Deze vertelt ontspannen dat hij niet schrikt van een rechtszaak, dat komt wel vaker voor. Hij vond het bij zijn aantreden als ambtsdrager niet nodig om informatie te vragen aan mij of G1/G8. Hij verlaat zich op wat de kerkenraad hem vertelt. Binnen die kring, zo zegt hij ‘wordt dezelfde taal gesproken.’ Tevens geeft hij aan dat ook een instantie als ICG en zelfs een Gerechtshof ‘uiteraard geen stukken’ in handen krijgt. Alles van de kerkenraad mag onder de noemer ‘vertrouwelijk’ sowieso nooit bij anderen terechtkomen. Hij meent dat een AVG ook helemaal niet bedoeld is voor de kerk en dat die wet hooguit over het gemeentegidsje gaat.
Overtuigd van het eigen gelijk is hij dus ook niet terughoudend in het in ontvangst nemen van de usb-stick. Hierop staan de stukken zoals ik die in de afgelopen jaren steeds als betrokkene zelf heb verzonden of toegezonden kreeg. Hij tekent de door mij opgestelde verklaring (190306) over het in ontvangst nemen van de stukken. Hier had ik gezien de eerdere ontwikkelingen niet op durven rekenen! Hij tekent hiermee ten eerste voor het onder zijn verantwoordelijkheid ter inzage beschikbaar stellen van deze stukken voor de kerkenraad. En ten tweede tekent hij voor het opnemen daarvan in het archief. Gezien het verloop van de rechtszaak van mei 2017 is dat een geruststellende gedachte. De kerkenraad kan nu niet meer volhouden niet over de stukken te beschikken. Tijdens de zitting van mei 2019 is deze verklaring dan ook confronterend voor de kerkenraad.
Verklaring niet bekend
Op 9 maart (190309) krijg ik van de functionaris gegevensbescherming nog een reactie op het overhandigen van het dossier. Hij had al tijdens het bezoek aangekondigd nog te zullen reageren. Hij geeft aan niet akkoord te gaan met mijn stellingname en herhaalt nog eens het standpunt. Ook nu zonder in te gaan op de door mij aangedragen argumenten. Deze keer leg ik dat maar naast me neer. Kennelijk gaat hij ook niet meer akkoord met zijn ondertekening. Dat blijkt uit het feit dat hij er geen opvolging aan geeft.
Enkele maanden spreek ik met G1 en G8 een nieuw kerkenraadslid. Dan blijkt dat de scriba zich geenszins aan de afspraak houdt om het dossier beschikbaar te stellen aan de kerkenraad. Dit verbaast ons niet, maar daarmee is het niet minder erg.
De usb-stick is, zo blijkt in mei tijdens de hoorzitting, op het bureau van de advocaat van de kerkenraad terechtgekomen. Opnieuw verklaart de kerkenraad over een aantal documenten níet te beschikken.
Verweerschrift G1
Op 15 maart krijgt G1 het bericht van haar advocaat dat het verweerschrift is ingediend bij het Gerechtshof. Het is in afschrift verzonden aan G1 en aan de advocaat van de kerkenraad. G1 ontvangt het definitieve exemplaar (190313) met producties op zaterdag 16 maart per post. In het verweerschrift tekent G1 zelf incidenteel hoger beroep aan bij het Hof. We zijn tevreden met het eindresultaat en ook met de wijze van de totstandkoming. In goed onderling overleg met de advocaat is het vlot en soepel verlopen.
De kerkenraad (en het kerkgenootschap / de gemeente) kunnen nu vervolgens weer reageren op het verweerschrift.
Financieel verslag en begroting
Op zondag 24 maart (190319) verspreidt de kerkenraad via de postvakjes het financieel verslag over 2018 aan de gemeente. Deze keer volgt men een afwijkende procedure ten opzichte van andere jaren. De gemeente kan nu eventuele vragen uitsluitend per email indienen. In de toelichting op de baten en lasten over 2018 meldt de kerkenraad dat hij te maken kreeg met hoge advocaatkosten. Zie hierover ook april. Opmerkelijk genoeg reserveert men in de begroting over 2019 geen advocaatkosten, ondanks het door de kerkenraad ingestelde hoger beroep.
Acties kerkenraad Gezamenlijke acties Acties kerkleden
| 190304.1: M1 vraagt G1 en G8 toestemming voor kopieën aan kerkenraad | ||
| 190304.2: G1 en G8 geven M1 toestemming om kopie bij de FG in te leveren | ||
| 190305: mailwisseling tussen M1 en KR-S2.3: afspraak op 6 maart | 190305 – M1 levert stukken aan, gaat niet over tot vernietigen | |
| 190306 – KR-S2.3 tekent verklaring inzake ontvangst en verspreiding documenten onder leden van de kerkenraad | 190306: M1 levert kopieën aan, verklaart niet te vernietigen | |
| 190309 – KR-S2.3 deelt nog een keer standpunt mee | ||
| 190313 – Verweerschrift G1 |