Autoriteit Persoonsgegevens

Overzicht klachtenprocedure Autoriteit Persoonsgegevens (AP)


Klacht ingediend op 26 november 2018

De kerkenraad heeft aan de kerkelijke gemeente te WP1 een brief geschreven over een conflict met de leden M1, G1 en G8. Aan deze drie leden worden zaken toegeschreven die aantoonbaar onjuist zijn. Het is niet voor het eerst dat dit buiten ons (G1 en M1) op deze wijze wordt gedaan. Ondanks de AVG die inmiddels al lang in werking is getreden, ondanks de vele schriftelijke verboden van ons neemt de kerkenraad de vrijheid om te communiceren over ons. Ook de geschillencommissie heeft laten weten dat er niet buiten de commissie en buiten elkaar om aan de gemeente gecommuniceerd mag worden. Het versturen van een brief of het doen van een mededeling kan alleen na afstemming met hen gebeuren. Een kerkenraad kan en behoort zijn werk in zorgvuldigheid doen, het betreft geen algeheel verbod.

De brief van de kerkenraad aan de gemeente lijkt erop gericht te zijn om betrokkenen volledig zwart te maken. Alle pijlen worden met name op G1 gericht en nog steeds spant de kerkenraad zich in om M1 buiten spel te zetten. Als in een kerk iemand wordt beticht van onbijbels gedrag en als een kerkenraad de feiten aanpast aan wat hem uitkomt; hoe kun je je dan nog verweren? Niet dus. Na een eerdere brief van de kerkenraad aan de gemeente hebben ze hun verdriet daarover al kenbaar gemaakt. Daar is niet op gereageerd. Hun uitdrukkelijke en herhaalde verbod om buiten hen om te communiceren is genegeerd. Nogmaals aankloppen bij deze kerkenraad heeft dus geen zin. Ook de geschillencommissie laat niet meer van zich horen.

M1 en G1 besluiten om ieder voor zich dan maar een klacht (181126.1 en 181126.2) in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ieder voor zich, dat is een bewuste keus. M1 beschikt immers over meer achtergrondinformatie dan G1. De klachten zijn dan ook verschillend van elkaar.

 


        Acties kerkleden                             Acties AP

181126.1 – M1 dient klacht in bij AP  
181126.2 – G1 dient klacht in bij AP  

Aanleveren van bewijsstukken

Op 18 december ontvangen M1 en G1 het verzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens (181218) om bewijsstukken aan te leveren. Beiden geven ze hun reactie, die naast overeenkomsten ook verschillen kent. Op deze plek volstaan de overzichten (181218.1c en 181218.2c) van de bewijsstukken, de originelen zijn grotendeels terug te vinden op de website in de casusbeschrijving.


       Acties kerkleden                               Acties AP

181218.1b – M1 stuurt bewijsstukken op  aan AP  
181218.1c – M1 stuurt overzicht bewijsstukken op aan AP  
181218.2b – G1 stuurt bewijsstukken op aan AP  
181218.2c – G1 stuurt overzicht bewijsstukken op aan AP  

Besluit Autoriteit Persoonsgegevens

Op 10 mei 2019 ontvangen ze het besluit van de Autoriteit Persoonsgegevens (190510.1 en 190510.2). Men wijst hun klachten af, ondanks dat men constateert dat er een verbod door hen is opgelegd. Men stelt dat er geen sprake is van een evidente normovertreding door de kerkenraad, omdat er slechts intern gecommuniceerd is.

Dit besluit is in feite niet te rijmen met alle acties die kerken ondernemen om toestemming aan de kerkleden te vragen voor mededelingen, voor het kerkblad, etc. Dat zou dus allemaal overbodig zijn. Binnen de kerk mag een kerkenraad over je schrijven wat hem uitkomt en wanneer het hem uitkomt. Ze krijgen zes weken de tijd om eventueel nog bezwaar te maken, maar ze kunnen ook vragen om een gesprek.


       Acties kerkleden                               Acties AP

  190510.1 – Besluit AP op klacht van M1 – afwijzing
  190510.2 – Besluit AP op klacht van G1 – afwijzing

Mogelijkheid gesprek over besluit of bezwaar

Aan de Autoriteit Persoonsgegevens laten ze weten dat ze de mogelijkheid om in gesprek te gaan graag  benutten (190607.1b en 190607.2b). Later die week worden ze beiden gebeld door de contactpersoon bij de AP met de mededeling dat men bij het besluit blijft. Dan rest hen alleen nog de mogelijkheid om bezwaar te maken op dat besluit of om niets te doen. Een lastige keus waar ze eerst nog advies over inwinnen. Op 20 juni dienen ze uiteindelijk toch hun bezwaren (190620.1 en 190620.2) op het besluit van de AP in.


       Acties kerkleden                               Acties AP

190607.1b – M1 doet aanvulling klacht bij AP  
190607.2b – G1 doet aanvulling klacht bij AP  
190620.1 – M1 maakt bezwaar tegen besluit AP 190510.1  
190620.2 – G1 maakt bezwaar tegen besluit AP 190510.2  

Autoriteit Persoonsgegevens neemt bezwaar in behandeling

Op 27 juni ontvangen ze de ontvangstbevestigingen van de Autoriteit Persoonsgegevens (190627.1b en 190627.2b). De klachten worden alsnog in behandeling genomen, hetgeen onder andere inhoudt dat er een hoorzitting met de kerkenraad zal plaatsvinden. Op 28 juni laten G1 en M1 (190628.1 en 190628.2) aan Autoriteit Persoonsgegevens weten geen gebruik te maken van de mogelijkheid om aanwezig te zijn bij de hoorzitting. Eind augustus vindt de hoorzitting plaats waarin AP hun klachten naar aanleiding van de communicatie door de kerkenraad behandelt.


       Acties kerkleden                               Acties AP

  190627.1b – AP bevestigt ontvangst bezwaar M1 190620.1
  190627.2b – AP bevestigt ontvangst bezwaar G1 190620.2
190628.2a: M1 geeft aan niet gehoord te hoeven worden bij een hoorzitting van AP  
190628.2b: G1 geeft aan niet gehoord te hoeven worden bij een hoorzitting van AP  

Autoriteit Persoonsgegevens stuurt stukken door aan kerkenraad

Op 1 juli ontvangen ze elk een mail van de Autoriteit Persoonsgegevens. Men vraagt of alle documenten aan de kerkenraad kunnen worden doorgestuurd. Ze hebben daar geen problemen mee. Verder stuurt M1 nog een aanvulling op zijn klacht aan de Autoriteit Persoonsgegevens (190701.1b). De aanvulling gaat over hetgeen de kerkenraad aan de gemeente heeft meegedeeld over de brief van 31 december 2015 die hijzelf geschreven heeft. Hetgeen de kerkenraad aan de gemeente meldt over zijn bedoelingen met en van de brief, is apert onjuist. Het is niet aan de kerkenraad om zijn bedoelingen achteraf in te vullen omdat dit vanwege de situatie beter uitkomt. Om aan te tonen dat zijn bedoelingen uit de inhoud van de brief blijken, stuurt hij de desbetreffende brief als bijlage mee. In de casusbeschrijving is deze te vinden als document 151231. G1 doet geen verdere aanvullingen. Hiermee verschillen de beide klachten nog meer van elkaar.

De kerkenraad wordt enige dagen later door AP geïnformeerd. Op 23 juli vernemen M1 en G1 (190723.1 en 190723.2) dat de hoorzitting met de kerkenraad pas eind augustus zal plaatsvinden. Ze zullen een verslag van de hoorzitting ontvangen waarop gereageerd mag worden. 


       Acties kerkleden                               Acties AP

  190701.1a: AP mailt M1
  190701.2a: AP mailt G1
190701.1b.1 – M1 stuurt een mail aanvulling op aan AP  
190701.1b.2 – Aanvulling van M1 bij bezwaar op besluit van AP  
  190723.1 – AP stuurt M1 bericht over hoorzitting met KR
  190723.2 – AP stuurt G1 bericht over hoorzitting met KR

Hoorzitting kerkenraad bij Autoriteit Persoonsgegevens

Van de Autoriteit Persoonsgegevens ontvangt M1 op 12 september (190912.1b) bericht. G1 ontvangt eenzelfde bericht (190912.2b) naar aanleiding van de hoorzitting.  Aan hen wordt gevraagd of ze kunnen bevestigen dat zij een mail hebben gestuurd aan de gemeente (zie 180828 in de casusbeschrijving). Zoals de lezer kan nagaan betreft dat de mail waarin ze aangeven dat de rechtbank G1 grotendeels in het ongelijk heeft gesteld. De kerkenraad heeft bij AP aangegeven dat het hem vrij staat om over het conflict en over betrokkenen te communiceren. Die mail zou daartoe die vrijheid van handelen verschaffen.

Verder vraagt men M1 en G1 te reageren op de zienswijze van de kerkenraad zoals vastgelegd in het verslag van de hoorzitting. Op 13 september volgt per post het verslag van de hoorzitting met de kerkenraad (190912.1d), d.d. 29 augustus 2019. Ook de schriftelijke inbreng van de kerkenraad is als bijlage toegevoegd (190912.3a).

Op dezelfde dag ontvangen ze van AP nog het verzoek om toestemming te geven voor verder uitstel op de beslissing van AP. Die toestemming geven ze. Daarna volgen de brieven (190913.1 en 190913.2) waarin het verdere uitstel tot uiterlijk 25 oktober bevestigd wordt.


       Acties kerkleden                               Acties AP

  190912.1b – M1 ontvangt bericht van AP n.a.v. de hoorzitting KR
  190912.2b – G1 ontvangt bericht van AP n.a.v. de hoorzitting KR
  190912.1d: verslag van de hoorzitting AP met de kerkenraad te WP1
  190912.3a – inbreng kerkenraad WP1 tijdens hoorzitting AP
  190913.1b – AP: uitstel beslissing klacht M1 (na instemming) tot uiterlijk 25 oktober
  190913.2b – AP: uitstel beslissing klacht G1 (na instemming) tot uiterlijk 25 oktober

Reactie op hoorzitting aan de Autoriteit Persoonsgegevens

G1 stuurt als eerste haar bevindingen (190926.2b) op aan de AP, in aansluiting daarop volgt de reactie (190926.1b) van M1 enkele uren later. Het blijkt nodig dat ze enkele relevante bijlagen (190926.1c en 190926.2c) meesturen om de zienswijze van de kerkenraad te weerleggen. Gelukkig kunnen ze wel heel eenvoudig naar de website verwijzen waar de meeste stukken (feitelijk bewijsmateriaal) eenvoudig te vinden zijn. Ze maken nogmaals duidelijk dat ze vinden dat de kerkenraad een goede reden had om de gemeente te informeren. Het probleem bevindt zich echter op het vlak dat er een verbod ligt om zonder afstemming hierover te communiceren. Bovendien staat er aantoonbaar onjuiste informatie in een van de brieven.


       Acties kerkleden                               Acties AP

190926.1b – M1 stuurt reactie op hoorzitting kerkenraad-AP  
190926.1c – bijlage 20 bij reactie M1 op hoorzitting kerkenraad-AP – ND bevestigt wens anonimiteit M1 niet gehonoreerd  
190926.2b – G1 stuurt reactie op hoorzitting KR-AP  
190926.2c – Bijlage 16 bij reactie G1 op hoorzitting KR-AP  
190926.2d – Bijlage 17 bij reactie G1 op hoorzitting KR-AP  

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens laat hen op 7 oktober weten dat de reacties op de hoorzitting zijn ontvangen. Men vraagt of stukken kunnen worden doorgestuurd aan de kerkenraad. Dit kan uiteraard. G1 moet helaas haar klacht weer aanvullen in haar reactie (191007.2b). De kerkenraad heeft opnieuw in het kerkblad (casusbeschrijving 191006) over de rechtszaak gecommuniceerd zonder hierover overleg en/of afstemming te hebben.


       Acties kerkleden                               Acties AP

  191007.2a: AP vraagt instemming doorsturen stukken aan KR
191007.2b – G1 geeft aan dat doorsturen stukken AP naar KR geen probleem is. Vult klacht aan.  
191007.2c – Bijlage bij aanvulling klacht G1: brief G8 en G1 aan kerkenraad – op weg naar verzoening 190901  
191007.2d – Bijlage bij aanvulling klacht G1: Bericht kerkenraad in kerkblad 191006  

Uitspraak van de Autoriteit Persoonsgegevens

Op 25 oktober, de dag dat M1 en G1 de uitspraak van de Autoriteit Persoonsgegevens verwachten, ontvangen ze bericht dat ze de uitspraak in de loop van volgende week tegemoet kunnen zien.

De uitspraak van de Autoriteit Persoonsgegevens volgt op 30 oktober 2019. De uitspraak komt na 11 maanden op de klachten die op 26 november 2018 zijn ingediend ter beoordeling. De klachten betreffen de wijze waarop de kerkenraad over kerkleden heeft gecommuniceerd aan de gemeente zonder dit eerst met hen af te stemmen. De AP verklaart de klachten ongegrond.


       Acties kerkleden                               Acties AP

  191030.1 – Beslissing AP op bezwaar M1
  191030.2 – Beslissing AP op bezwaar G1

Samenvatting casus (191201)

Schrijf u hier in voor onze nieuwsbrief. U ontvangt dan automatisch de laatste informatie  en het nieuws op onze nieuwsblog-pagina.